مركز المساعدة

البداية السريعة

عند إنشاء حسابك تحصل تلقائياً على الباقة المجانية دون تاريخ انتهاء. هذه خطوات تجهيز المكتب للعمل الفعلي:

1. 1

   إنشاء الحساب

   اضغط «ابدأ مجاناً» في الصفحة الرئيسية، أدخل اسم المكتب والبريد ورقم الواتساب وكلمة المرور، ثم سجّل الدخول.

2. 2

   بيانات المكتب

   من الإعدادات ← بيانات الأعمال أدخل اسم المكتب والهاتف والعنوان والشعار والمنطقة الزمنية والعملة ونسبة الضريبة. هذه البيانات تظهر في العقود والفواتير المطبوعة.

3. 3

   الفروع والمستخدمون

   أضف فروع المكتب، ثم المستخدمين وأدوارهم: مالك، مدير، موظف متابعة، محاسب، موارد بشرية، موظف. كل دور يرى ما يخصّه فقط.

4. 4

   طرق الدفع وفئات المصاريف

   من الإعدادات ← طرق الدفع عرّف الصندوق والبنك والمحافظ. كل مبلغ يدخل أو يخرج يمرّ عبرها، فيبقى رصيد كل طريقة صحيحاً.

5. 5

   قوالب العقود وخطوات المعاملة

   من الإعدادات ← قوالب العقود عدّل نص كل نوع عقد، ومن قوالب المعاملات رتّب خطوات الاستقدام كما يسير العمل فعلياً في بلدك.

العاملات: الملف والسكن والتجربة والمستندات

ملف العاملة هو قلب النظام. يتحرك بحالات واضحة من الترشيح حتى نهاية العقد، ولا يمكن القفز بين الحالات عشوائياً.

1. 1

   إضافة عاملة

   من العاملات ← إضافة: الاسم، الجنسية، تاريخ الميلاد، اللغات، المهارات (تنظيف، طبخ، غسيل وكي، رعاية أطفال أو مسنين…)، الخبرة، الراتب المتوقع، وطريقة القدوم: على كفالة صاحب العمل أو بتأشيرة سياحة عبر المكتب.

2. 2

   حالات العاملة

   مرشّحة ← في سكن المكتب ← محجوزة ← في تجربة ← متعاقد عليها ← في فترة الضمان ← مستقرة. وهناك مسارات الإرجاع والهروب وإنهاء الخدمة. كل تغيير حالة يُسجَّل باسم من نفّذه وسببه في سجل العاملة.

3. 3

   سكن المكتب

   العاملة القادمة بتأشيرة سياحة تدخل سكن المكتب تلقائياً. شاشة السكن تعرض من فيه، ومتوسط مدة الإقامة، والتأشيرات التي أوشكت على الانتهاء. المكتب لا يصرف راتباً في هذه الفترة، لكن المأكل والمسكن مصروف شهري ثابت يُسجَّل في المصاريف.

4. 4

   التجربة عند صاحب العمل

   العاملة بتأشيرة سياحة يمكن أن تذهب في تجربة لدى صاحب عمل لمدة محددة. نتيجة التجربة إما قبول — فتتحول بضغطة إلى مسودة عقد محلي — أو رفض فتعود إلى السكن.

5. 5

   مركز المستندات

   جواز السفر، التأشيرة، الإقامة، الفحص الطبي، العقد، أي مستند آخر — مع رقمه وتاريخ إصداره وانتهائه. شاشة المستندات تُظهر ما انتهى وما يوشك خلال ٣٠ يوماً، وتحديث مستند يحدّث بيانات العاملة.

العقود والمعاملات

أربعة أنواع عقود: استقدام من الخارج، تعاقد محلي، تأجير شهري، وعقد استبدال. لكل عقد دورة حياة محكومة لا تسمح بتجاوز خطوة.

1. 1

   إنشاء العقد

   اختر النوع والعاملة وصاحب العمل، حدّد الرسوم والأقساط وأيام الضمان وحد الاستبدال. النص يُبنى من قالب المكتب وتُملأ بياناته تلقائياً، ويمكنك معاينته قبل التوقيع.

2. 2

   التوقيع

   التوقيع يُثبّت شروط العقد فلا تتغير بعدها، ويُصدر الفاتورة، وينقل العاملة إلى «متعاقد عليها». يمكنك طباعة العقد PDF بالعربية في أي وقت.

3. 3

   التفعيل وفتح المعاملة

   بعد أول دفعة يُفعَّل العقد وتُفتح المعاملة تلقائياً بخطواتها من قالب مكتبك: التصريح، التأشيرة، الفحص الطبي، التذكرة، الوصول، التسليم… لكل خطوة مسؤول وتاريخ استحقاق.

4. 4

   متابعة الخطوات

   الخطوة تُنجز أو تُعلَّق بسبب أو تُتجاوز. الخطوات المتأخرة تظهر بالأحمر في شاشة المعاملات وفي لوحة التحكم، وإنجاز خطوة يمكن أن يُرسل إشعاراً لصاحب العمل إن فعّلت ذلك.

5. 5

   التسليم وبدء الضمان

   تسليم العاملة يبدأ فترة الضمان من يومه، وينقل العاملة إلى «في فترة الضمان». هنا يبدأ التزام المكتب تجاه صاحب العمل.

6. 6

   الأقساط والفواتير

   كل عقد يعرض جدول أقساطه وحالة كل قسط (مستحق، مدفوع جزئياً، مدفوع) محسوبة من الدفعات الفعلية على الفاتورة — لا إدخال يدوي.

الضمان والاستبدال والاسترداد

خلال فترة الضمان قد يشتكي صاحب العمل أو تُرجَع العاملة أو تهرب. حالة الضمان تُوثّق ذلك من الشكوى حتى القرار المالي.

1. 1

   فتح الحالة

   من حالات الضمان ← حالة جديدة: اختر العقد ونوع الحالة (شكوى، إرجاع، هروب، طلب استبدال، طلب استرداد، عدم لياقة طبية). النظام يُثبّت وقتها هل الطلب داخل فترة الضمان وكم يوماً بقي، فلا يتغير الحكم لاحقاً.

2. 2

   سجل الأحداث

   كل مكالمة وزيارة وملاحظة تُسجَّل بتاريخها وصاحبها. تسجيل «استلام العاملة» ينقلها إلى «عائدة للمكتب» تلقائياً.

3. 3

   قرار الاستبدال

   اختر العاملة البديلة، فيُفتح عقد استبدال جديد مربوط بالعقد الأصلي. اترك الرسوم صفراً إذا كان الاستبدال مجانياً ضمن الضمان.

4. 4

   الاسترداد والتسوية

   الاسترداد الجزئي أو الكامل أو التسوية يُسجَّل مصروفاً في فئة «استرداد وتسويات الضمان» ويُخصم من رصيد طريقة الدفع التي اخترتها — فتبقى حساباتك صادقة. الاسترداد الكامل يُغلق العقد كمُسترَد ويُعيد العاملة للمكتب.

5. 5

   الرفض

   إذا كان الطلب خارج الضمان أو غير مبرر، تُرفض الحالة مع تسجيل السبب. لا يمكن حذف حالة صدر فيها قرار أو تسوية مالية.

المكاتب الخارجية وطلبات الاستقدام

من أين تأتي العاملات، وكم كلّفت، وما المستحق لكل مكتب مصدر.

1. 1

   إضافة مكتب خارجي

   الاسم، الدولة، المسؤول، الواتساب، رقم الترخيص، العمولة، شروط الدفع، والتقييم. المكتب يظهر بعدها ببطاقة أداء: كم عاملة ورّد، كم وصلت، وكم أُرجعت.

2. 2

   إنشاء طلب استقدام

   بنود حسب الجنسية والمهارات والعدد وتكلفة الواحدة والراتب المتوقع. الطلب يبدأ مسودة، ثم تُرسله للمكتب.

3. 3

   استلام العاملات

   عند وصول الأسماء سجّلها على البند: كل اسم يُنشئ ملف عاملة «مرشّحة» يحمل المكتب والطلب وجنسية البند ومهاراته وتكلفته. لا يمكن استلام أكثر من المطلوب، والطلب يُقفل تلقائياً عند اكتماله.

4. 4

   الدفع للمكتب

   كل دفعة تُسجَّل باسم طريقة الدفع وتخرج من رصيدها، ويبقى «المتبقي» أمامك في صفحة الطلب وفي تقرير المكاتب.

5. 5

   المقارنة بين المكاتب

   التقارير التشغيلية ← المكاتب الخارجية تُظهر لكل مكتب نسبة الإرجاع ومتوسط أيام الوصول وما هو مستحق له. نسبة إرجاع مرتفعة إشارة إلى مصدر يستحق المراجعة.

التأجير بالساعة

خدمة منفصلة عن الاستقدام: عاملات على كفالة المكتب يعملن بالساعة لدى عملاء مختلفين.

1. 1

   كتالوج الخدمات

   لكل خدمة سعر ساعة للعميل، سعر ساعة العطلة، حد أدنى للساعات، مواصلات، و**أجر ساعة العاملة**. الفرق بين السعرين هو هامش المكتب ويظهر أمامك.

2. 2

   الحجز

   التاريخ والوقت والساعات وعدد العاملات والعنوان. السعر يُحسب تلقائياً: الساعات × السعر × عدد العاملات + المواصلات − الخصم + الضريبة.

3. 3

   إسناد العاملات

   النظام يرفض إسناد عاملة ليست على كفالة المكتب أو غير متاحة للتأجير بالساعة أو مرتبطة بحجز يتقاطع زمنياً مع هذا الحجز، ويُعلّم المشغولة برقم الحجز المتعارض.

4. 4

   الساعات الفعلية والفاتورة

   سجّل دخول وخروج كل عاملة، أو أدخل الساعات مباشرة. الفاتورة تُصدر بالساعات الفعلية لا المحجوزة.

5. 5

   الجدول المتكرر

   عميل أسبوعي؟ عرّف أيامه وساعاته وعاملاته المفضلات، والنظام يولّد حجوزاته أربعة أسابيع مقدماً دون تكرار.

6. 6

   رواتب العاملات

   الرواتب تُبنى من كشوف الساعات غير المدفوعة، ولعاملات كفالة المكتب فقط — عاملة بتأشيرة سياحة لا تُدرج إطلاقاً.

أصحاب العمل والفواتير والمدفوعات

ملف صاحب العمل يجمع بياناته وعقوده وفواتيره ومدفوعاته وحالات الضمان الخاصة به.

1. 1

   إضافة صاحب عمل

   الاسم، الهاتف، البطاقة الشخصية، رقم الكفالة، المحافظة والولاية، عدد أفراد الأسرة، ومصدر التعرّف على المكتب. أو استورد قائمة من ملف Excel.

2. 2

   الفواتير

   تُصدر تلقائياً من العقود والحجوزات، أو يدوياً. كل فاتورة تعرض المدفوع والمتبقي وحالتها.

3. 3

   المدفوعات

   كل دفعة باسم طريقة دفع محددة تدخل رصيدها. حذف دفعة يعكس أثرها على الرصيد أيضاً.

4. 4

   المديونيات

   التقارير التشغيلية ← مديونيات أصحاب العمل تُظهر ما لك عند كل صاحب عمل بأعمار التأخير: غير مستحق، ١–٣٠، ٣١–٦٠، وأكثر من ٦٠ يوماً.

التقارير

تقريران منفصلان: التشغيلية لإدارة المكتب، والمالية للمحاسبة والضريبة.

1. 1

   التقارير التشغيلية

   ستة تبويبات: العاملات (التوزيع والسكن والتجارب)، العقود (الحالات والقيمة والضمانات والخطوات المتأخرة)، التأجير (الساعات والإيراد والهامش)، الضمان (الحالات والقرارات والتسويات)، المكاتب الخارجية، ومديونيات أصحاب العمل.

2. 2

   التقارير المالية

   المبيعات، التقرير المالي، ضريبة المبيعات، سجل المدفوعات، والتصدير إلى Excel.

3. 3

   لوحة التحكم

   أرقام اليوم: من في السكن، المتاحات، التجارب، العقود النشطة، حجوزات اليوم، الخطوات المتأخرة، حالات الضمان المفتوحة، طلبات الاستقدام الجارية، والتأشيرات والمستندات التي توشك على الانتهاء.

الإعدادات ورسائل أصحاب العمل

ما يتحكم بسلوك النظام ونبرته مع عملائك.

1. 1

   بيانات الأعمال والفروع

   اسم المكتب وشعاره وعملته وضريبته ومنطقته الزمنية، وفروعه إن وُجدت.

2. 2

   المستخدمون والأدوار

   أنشئ المستخدمين وحدّد دور كل واحد. الصلاحيات تُطبَّق على الواجهة وعلى الخادم معاً، فلا يكفي إخفاء زر.

3. 3

   رسائل أصحاب العمل

   الإعدادات ← رسائل أصحاب العمل: قائمة بكل رسالة يمكن أن تصل صاحب العمل (ترحيب، فاتورة، دفعة، توقيع عقد، إنجاز خطوة، تسليم العاملة، قرب انتهاء الضمان، تأكيد حجز، تذكير بالموعد، إنجاز الحجز، فاتورة الحجز، فتح حالة ضمان، قرارها). النصوص جاهزة بالعربية — فعّل ما تريده فقط، وما لم تفعّله لا يُرسل إطلاقاً. يمكنك تعديل أي نص أو استعادة الافتراضي، وإرسال رسالة تجريبية لنفسك قبل تفعيلها.

4. 4

   قوالب العقود والمعاملات

   نص كل نوع عقد، وخطوات كل نوع معاملة بمُددها — عدّلها لتطابق إجراءات بلدك.

الاشتراك والباقات

الباقة تحدد ما هو مفتوح لمكتبك وحدود الاستخدام.

1. 1

   الباقة الحالية

   من حالة الاشتراك تعرف باقتك وتاريخ تجديدها وما تبقى من حدودها (عدد العاملات، العقود الشهرية، المستخدمون، الفروع).

2. 2

   الترقية

   الترقية تفتح الميزات فوراً: التجارب والمستندات من «بداية»، والتأجير بالساعة والمكاتب الخارجية وطلبات الاستقدام من «احترافية».

3. 3

   الباقة المجانية

   بلا تاريخ انتهاء، وتكفي لتجربة العاملات وأصحاب العمل والعقود والفواتير على نطاق صغير.

أسئلة شائعة